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Verfahrensdokumentation: lästige Pflicht oder Chance?

Isernhagen / Hannover. (ge) Das Thema «Verfahrensdokumentation» hat in der aktuellen Betriebsprüfungspraxis immer mehr an Bedeutung gewonnen und ist seit dem 01. Januar 2018 – mit Einführung der Kassen-Nachschau – noch wichtiger geworden. Aber warum sind Steuerpflichtige verpflichtet, eine solche Dokumentation vorzulegen? Was ist die rechtliche Grundlage hierfür? Gibt es die eine Musterverfahrensdokumentation? Der Beitrag gibt in aller Kürze die wichtigsten Informationen, die für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation benötigt werden.

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF v. 14.11.2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003 BStBl 2014 I S. 1450) heißt es in den folgenden Randziffern:

  • (34) Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation [33], die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.
  • (35) Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein. Dies gilt auch für die zum Verständnis der Buchführung oder Aufzeichnungen erforderliche Verfahrensdokumentation.
  • (152) Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, zum Beispiel bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Die Verfahrensdokumentation soll übersichtlich den Inhalt, den Aufbau, den Ablauf und die Ergebnisse des DV-Verfahrens abbilden. Je komplexer und diversifizierter die Geschäftstätigkeit und die Organisationsstruktur in einem Unternehmen und in seinen DV-Systemen sind, desto umfangreicher ist die Verfahrensdokumentation.

Anders gesagt fordert die Finanzverwaltung in einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation alle Informationen, die Betriebsprüfer benötigen, um zum Beispiel das Kassensystem zu verstehen und zu prüfen, das heißt zu beantworten ist die Frage: Wie werden die eingegebenen Einzeldaten/-informationen im DV-System verarbeitet und gespeichert?

Aus Sicht der Finanzverwaltung besteht eine vollständige Verfahrensdokumentation in der Regel aus

  • einer allgemeinen Beschreibung,
  • einer Anwenderdokumentation,
  • einer technischen Systemdokumentation und
  • einer Betriebsdokumentation.

Welche Inhalte hier jeweils im Einzelnen anzugeben sind, können Sie in einem Merkblatt bei den Steuerberatern von der Gehrke econ Steuerberatungsgesellschaft unter Michael.deBeer(at)Gehrke-econ.de anfordern.

Die Frage nach der einen Musterverfahrensdokumentation lässt sich im Internet relativ schnell beantworten. Unter dem Suchbegriff «Musterverfahrensdokumentation» ist eine Vielzahl an Beispielen von Organisationen, Unternehmen, Steuerberatern zu finden, wie zum Beispiel für bestimme Arbeitsabläufe oder DV-Systeme eine Musterverfahrensdokumentation aussehen kann.

Jedoch ist keine von der Finanzverwaltung zertifizierte Musterverfahrensdokumentation zu finden.

Zu den praktischen Folgen einer fehlenden Verfahrensdokumentation gibt es derzeit noch keine Erfahrungen, da es in der Literatur noch keine Urteile hierzu gibt. Jedoch gilt: Wenn die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit eines DV-Systems nicht möglich sind, weil eine Verfahrensdokumentation fehlt, lückenhaft oder für die Prüfer nicht verständlich ist, sind ein formeller Mangel von sachlichem Gewicht und damit eine Schätzungsbefugnis dem Grunde nach gegeben. Lassen sich trotz fehlender oder unzureichender Verfahrensdokumentation problemlos progressive und retrograde Prüfungen durchführen, so dass die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt werden, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Fazit

Die «Verfahrensdokumentation» sollte in jedem Unternehmen ein Thema sein. Darin sollte das Zusammenspiel zwischen Software-/EDV-Hersteller, Administrator, Aufsteller und Unternehmer im Betrieb vorgehalten werden. Denn das Thema wird nicht nur im Rahmen von Außenprüfungen nach § 193 AO an Bedeutung zunehmen, sondern auch im Zusammenhang mit Nachschauen – hier sei insbesondere auf die neue Kassen-Nachschau hingewiesen.

Die Aufnahme und Analyse der Prozess für die Verfahrensdokumentation ist nicht nur eine lästige Pflichterfüllung für die Finanzverwaltung sondern bietet auch die Chance die Prozesse zu überdenken und auch vor dem Hintergrund der Digitalisierung und Automation zu ändern eventuell sogar zu verbessern.

Auf der Website https://bit.ly/2xA06FA laden die Steuerberater der Gehrke Econ Steuerberatungsgesellschaft mbH zu einem Quick Check zur Verfahrensdokumentation ein.